人人幾乎每天都會打電話，卻反而習以為常忽略電話禮儀。其實，不用覺得電話禮儀繁瑣，無論是手機或室內電話，只要懂得「簡要清楚傳達重點，尊重電話另一頭的人」就對了。
有應有答，別一心二用
●別拿起電話就連聲「喂，喂，喂……」，結束時不要重重掛上話筒，會讓人認為你不耐煩或焦躁。
●通話過程中記得應答，否則對方會懷疑你沒在聽，覺得自己像和空氣說話；應答時使用「好的」、「我暸解」、「是」，取代無意義發語詞或鼻音、喉音，如「嗯嗯」、「喔」等。
●講電話時也別忘記微笑，話筒另一端可以透過聲音語氣猜測到你臉上表情；講話速度要避免急促，以免對方聽起來吃力。
●千萬不要邊接聽電話邊吃東西，如果嘴裡有食物就趕快吐出來，嘴巴含著東西，就算不咀嚼，口腔內分泌唾液的感覺，透過電話仍聽得出來。
●接電話過程中，不要同時與其他人對話，可以用寫字條替代，如果真的必須說話，務必告知通話方「不好意思，請稍等我一下」，用最快速度處理完畢回到線上。
●暫停手邊工作，專心通電話，不要邊看郵件或使用電腦，更不要同時聽別人聊天，發出嘻笑聲。
控制音量，注意稱謂使用
●使用電話務必注意音量，太大聲會打擾到周邊的人，太小聲會讓人覺得沒有精神。若聽不清楚對方說什麼，可以簡單複述，避免出錯。
●通話時請降低周邊電視或電腦音量，避免因背景環境吵雜影響通話品質，也是對通話者的尊重。
●提醒自己習慣用職稱頭銜！在職場上面對主管，一定要使用職稱，撥電話也是如此，除非對方主動開口請你用別的稱呼，否則就要冠上職稱。
●如果不想在電話中告知全名，就說「您好，敝姓○」，但千萬不要稱自己「○先生」或「○小姐」，這是對別人的尊稱，不適合放在自己身上。
●若手邊有突發急事或有重要插播，處理時間超乎原先預期，請先回頭結束原來通話，告知稍後再回電，不要讓對方在等待聲中自己掛掉。
●結束電話要有結束語或感謝語，如「再見」、「感謝您來電」等，切忌沒頭沒尾切斷電話。
當你接起電話…
「準備接起電話時，就要進入『戰備』狀態，」胡維欣提醒，拿起話筒的瞬間就算接通電話，而不是開始講話才算數，因此，別拿起話筒時還繼續和身邊的人說話嘻笑。
電話響起後，別讓鈴響超過3聲；但如果第一聲還沒響完就火速接起電話，也會讓人感覺有壓迫感。
一般商務上接聽電話，會省略「喂」，直接說「○○公司，您好……」，一開始就報上公司單位名稱加上問候語，可方便對方第一時間確認是否有撥錯電話。
即使接到被轉錯的電話，也不要問說「你怎麼會打給我」、「你怎麼知道這支電話」，而是有禮貌地詢問對方來意，協助重新轉接。
轉接電話，不是按鍵了事
不當的轉接電話，很容易惹惱來電者，胡維欣指出，轉接電話不是按下一個鍵就結束，即使不是自己的業務，也不該在來電者還沒講完話，就急匆匆說「等一下」，然後直接把電話轉走。
●轉接之前，要先確定轉接對象是否願意接聽。如果沒有經過當事人同意，不要輕易把任何人的手機號碼給來電者。
●禮貌請教來電者的單位、職稱、姓名及目的，轉接時必須將這些資訊告知轉接對象，以免接聽者一頭霧水，或使得來電者每轉接一次，就得重新解釋說明一次。
●轉接中請按等待鍵，不要讓對方聽到你的對話內容。不確定要轉接誰時，請對方稍等一下，按等待鍵後快速詢問確認，千萬不要說「咦，我想想看要轉接給誰」。
●如果對方需要留言請你轉達，請寫下來電者單位、姓名、目地，以及連絡方式。
當你撥打電話時…
撥電話前應當有所準備，清楚要找的對象、想好談話內容及目的，不是撥出去才邊講邊想；甚至可將通話要點寫下來，避免在通話過程中忘記。
接通電話後，會聽到對方說「您好，我是○○單位○○○」，不要在對方還沒講完時就搶著講。接著先大致說明來電用意，再一件一件詳談，不要一開始對方還摸不著頭緒的情況下，就鉅細靡遺、滔滔不絕地說。
如果對方轉到電話答錄機或語音信箱，胡維欣提醒，「留言應該像是完整的通話過程」，也需要有問候語，告知自己單位和姓名，簡短說明來電目的，如果需要對方回電，留下電話號碼時務必放慢速度，逐字清楚說出，最好再覆述一遍，讓對方不用倒帶重聽就能記下電話號碼。
如果有留言須回電，務必記得在24小時內回覆。回電時先客氣打聲招呼，「不好意思，剛剛不在座位上...」，再開始後續的談話。
小心！你的手機干擾別人
隨著手機普及化，逐漸取代市內電話，然而手機禮儀，卻跟不上使用頻率，你是否也犯過《掌握細節，為你加薪》一書中，作者指出的失禮表現：
●不要在廁所裡使用手機！不會有人想在和你對談時，聽到馬桶沖水聲。
●手機在工作場合，不該是玩具！現在手機功能強大，許多人有事沒事就用手機收信、瀏覽網頁甚至玩小遊戲，似乎對身旁的人視若無睹。
●結束通話請把耳機拿下來！耳機不是耳環，通話完畢就該拿下來，對於面對談話的人，若你只有一隻耳朵可以聆聽，這樣並不尊重。
●不要選擇刺耳的鈴聲，以免干擾到旁人情緒，打斷別人工作。
你曾在捷運裡大聲講手機，感受到旁邊乘客厭惡的眼神嗎？台北國際禮儀協會講師朱立安強調，「禮貌就是對別人的尊重，」如果在捷運裡有非接不可的電話，請降低音量，如果因背景吵雜，無法降低音量，務必用手稍微遮著話筒，努力不妨礙到其他人。
上班時間接到手機來電，如果是公事，請對方撥打室內電話，或由自己的室內電話撥出去；如果是私人電話，請拿著手機到辦公室外區域通話，朱立安強調，「辦公室就是工作場域，不要接聽私人電話。」
第一次拿到對方電話號碼時，最好先撥公司電話，畢竟手機是比較私人的連絡方式，因此，不要冒昧直接撥打手機。就算撥打手機，也以「上班時間」為準則，約為早上9:30到下午6:30，假日或午休時間都該避免，不要打擾對方用餐或私人休息時間。
在接通手機後，除了一般問候語，要記得先詢問，「現在方便說話嗎？」若事情過於複雜，最好把電話作為輔助工具即可，詢問對方電子郵件信箱，細節留到信件裡再作敘述。
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