 | 有機食品連鎖品牌的張董，經過朋友引薦，找我到公司診斷最近碰到的管理制度問題。她一直想把公司 制度一次訂的清清楚楚的，讓員工有所依據。看著管理部提供的一堆紙本資料，我轉身問了負責行政的林小姐:「貴公司都經營這樣不小的規模了，以前沒有訂過相 關制度嗎?」
沒多久，拿了一台筆電，給我看了裡面數千各個部門管理制度檔案，還辛苦的搬出六大本裝訂整齊厚厚的制度資料。「這是三年前，我們老闆花了不少錢，請一家有 名的大顧問公司來，花了大半年時間，才幫我們規劃好的制度。」那後來有用嗎?她苦笑的回答：「怎麼用?」
很多經營不錯的中小企業，雖然業績節節上升，手上不缺現金，人員卻流動很快。也聘了些薪水不低在大公司待過的幕僚，規劃了一堆表單制度。一陣子之後，經營 者卻發現，制度理不清，剪更亂。
興利重於防弊
以前生產導向的製造業，講求規模與效率。不管是死的事情，還是活的人，都要求標準化。往往先規畫一套完美的制度，強迫要求全員遵守推行。在經營者的重大宣 示下，一個口令一個動作，非照規定走不可。若沒有完整的導入規劃，搞到最後，往往變天怒人怨，制度也無疾而終。
成長期的中小企業，市場發展容易大幅變動。也需要團隊彈性靈活，因應市場競爭變化，本就很難有一定的遊戲規則去遵循。規劃合適的制度，就像幫青少年量身訂 作的衣服，要設計合適的版型，而且不要縫得太緊，一定要留下未來兩到三年成長的伸展空間。
制度規畫的核心觀念在興利，而非防弊。主要以協助組織良性發展為目標，在管理資訊的協助下，決策行動都能有所依據。團隊能因制度規範，而更能集中資源與力 量去拓展市場，而非綁手綁腳，束縛發展。
制度夠用就好
初創事業，剛開始是人治的階段，「沒制度」是正常的。大家要拼命打天下，靠的是夢想、企圖心與拚勁，這些無形且寶貴的力量。若在初期就就採用複雜的管理制 度，你的優秀員工很快就會變成一群沒創意死腦筋的笨蛋。 管理制度的內容範圍，依據企業屬性與規模，可大可小，可簡可繁。從企業最基本的人事薪資、財務會計、營業管理、目標管理等等，再談到組織管理、品質管理、 生產管理與總務行政。隨著規模，再延伸到內部控制、內部稽核、經營分析、資材管理、研發管理等制度。
企業一旦突破市場的束縛，一飛衝天，進入成長發展期。此時業績蒸蒸日上，規模增加，老闆無法再以目光所及的力量去管理團隊。就需要明確的管理制度，來讓員 工行止有度。制度要以激勵團隊、穩定組織且營運順暢為主，夠用就好，不要貪多。
從新芽開始擴
大 制度設計要先寬後緊，逐步收斂。重點在讓員工養成好的工作習慣。每天的行事作為都有依據，成本費用預算能掌握，經營目標才能更能有效達成。初期制度不要太 難太複雜，只要基本的規定、辦法、表單與流程，並輔以「會議」與「報表」這兩項最基本有效的管理工具，協助企業管住該管的就好。
激勵主管與員工積極參與制度的改革，自己訂出自己要遵守的規矩共識。讓團隊有成就感，發現自己訂的制度，真的可以幫大家把事情做的更好。之後，自然會放寬 心，安心接受更多的遊戲規則。
揠苗助長的故事，大家在小時候都學過，長大後卻都忘了。瞎搞的制度，不但勞民傷財，不小心還是造成組織嚴重內傷，影響正常發展。要讓制度像種花草一樣，讓 一些新芽先冒出來，然後慢慢的灌溉它長大。等制度長成一個小小的基礎，後面要擴大就快了。
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