如果想擁有卓越的生產力，你可以做的第一個抉擇，就是更加清楚自己要如何利用時間，不要碰上事情就急急忙忙回應。儘量讓自己一天的時間都在做重要而不緊急的事。
人類的大腦分為2種截然不同的部分：
思考的大腦──我們用這部分的大腦，做出合理的審慎決定。
反射的大腦──這部分的大腦憑情緒和感覺自動做出回應。
如果要讓自己持續多用大腦中思考的那部分，你需要一套架構與流程，以做出更好的決定。史蒂芬．柯維的時間矩陣是很好的架構，「暫停—弄清楚—決定」（Pause-Clarify-Decide,PCD）則是很好的流程。柯維的時間矩陣把活動分別放在4個象限：
■象限1的活動緊急又重要──例如危機、探病、最後期限的最後一刻、突發事件。這一類事必須立刻做，否則會有不良後果。
■象限2的活動重要但不緊急──你在這裡掌控一切，所做的事是那些會達成你所設各種目標的事。儘量把時間花在這個部分。
■象限3的活動緊急但不重要──會使你分心的事，例如電子郵件、不重要的會議、電話、狀態回報等等。如果你真想做的話這些事可以讓你忙成一團，但忙完後也沒做了任何有用的事。
■象限4的活動不重要也不緊急──浪費時間的瑣事，例如看窮極無聊的電視，或漫無目的瀏覽網頁。你處於象限4時會停止思考，那就是為什麼有時候有生產力的人精疲力竭、想躲開責任時，他們會跑去做這類型的事。
你處於象限2的時候，永遠會盡心盡力做最有創意的事。那就是為什麼更有效率的關鍵，就是永遠尋找更好的新方法，讓自己儘量把時間都花在象限2。
你把自己做的事放進Q1、Q3或Q4之後，大概會發現你做那些事的原因大多出自反射性的決定。你可能會覺得，自己只有在期限將至的壓力之下，才能發揮實力。也或者你會掉出Q2，是因為老闆要你做別的事。你也可能對緊急的感覺上癮，做出糟糕的決定，只因你試著立刻下決定。
讓自己一直待在 Q2 的重要關鍵，就是在安排時間的時候，多用思考的大腦做決定，少用反射的大腦。你可以利用「暫停—弄清楚—決定」流程來做到。
有人要你做某件事時，「暫停—弄清楚—決定」流程意味著停下來，清清楚楚地問：「這件事重要嗎？」光是問那個問題，找出這個待辦事項落在哪一個象限，你就更能看清楚狀況，更有機會做出好決定。
【以上內容摘自最新出版的《大師輕鬆讀》NO.583 忙得有道理】
沒有留言:
張貼留言