2020年2月25日 星期二

制度是長出來的


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2020/02/26 第1291期 | 訂閱/退訂 | 看歷史報份
 
 
本週精選
管理格言  
連鎖經營老實說:制度是長出來的
突破經營:因為有夢想而偉大
管理格言
費曼 諾貝爾物理獎得主
不自欺是最高原則,但自己騙自己是最容易的。
連鎖經營老實說:制度是長出來的
陳其華 顧問

有機食品連鎖品牌的張董,經過朋友引薦,找我到公司診斷最近碰到的管理制度問題。她一直想把公司 制度一次訂的清清楚楚的,讓員工有所依據。看著管理部提供的一堆紙本資料,我轉身問了負責行政的林小姐:「貴公司都經營這樣不小的規模了,以前沒有訂過相 關制度嗎?」

沒多久,拿了一台筆電,給我看了裡面數千各個部門管理制度檔案,還辛苦的搬出六大本裝訂整齊厚厚的制度資料。「這是三年前,我們老闆花了不少錢,請一家有 名的大顧問公司來,花了大半年時間,才幫我們規劃好的制度。」那後來有用嗎?她苦笑的回答:「怎麼用?」

很多經營不錯的中小企業,雖然業績節節上升,手上不缺現金,人員卻流動很快。也聘了些薪水不低在大公司待過的幕僚,規劃了一堆表單制度。一陣子之後,經營 者卻發現,制度理不清,剪更亂。

興利重於防弊

以前生產導向的製造業,講求規模與效率。不管是死的事情,還是活的人,都要求標準化。往往先規畫一套完美的制度,強迫要求全員遵守推行。在經營者的重大宣 示下,一個口令一個動作,非照規定走不可。若沒有完整的導入規劃,搞到最後,往往變天怒人怨,制度也無疾而終。

成長期的中小企業,市場發展容易大幅變動。也需要團隊彈性靈活,因應市場競爭變化,本就很難有一定的遊戲規則去遵循。規劃合適的制度,就像幫青少年量身訂 作的衣服,要設計合適的版型,而且不要縫得太緊,一定要留下未來兩到三年成長的伸展空間。

制度規畫的核心觀念在興利,而非防弊。主要以協助組織良性發展為目標,在管理資訊的協助下,決策行動都能有所依據。團隊能因制度規範,而更能集中資源與力 量去拓展市場,而非綁手綁腳,束縛發展。

制度夠用就好

初創事業,剛開始是人治的階段,「沒制度」是正常的。大家要拼命打天下,靠的是夢想、企圖心與拚勁,這些無形且寶貴的力量。若在初期就就採用複雜的管理制 度,你的優秀員工很快就會變成一群沒創意死腦筋的笨蛋。 管理制度的內容範圍,依據企業屬性與規模,可大可小,可簡可繁。從企業最基本的人事薪資、財務會計、營業管理、目標管理等等,再談到組織管理、品質管理、 生產管理與總務行政。隨著規模,再延伸到內部控制、內部稽核、經營分析、資材管理、研發管理等制度。

企業一旦突破市場的束縛,一飛衝天,進入成長發展期。此時業績蒸蒸日上,規模增加,老闆無法再以目光所及的力量去管理團隊。就需要明確的管理制度,來讓員 工行止有度。制度要以激勵團隊、穩定組織且營運順暢為主,夠用就好,不要貪多。

從新芽開始擴

大 制度設計要先寬後緊,逐步收斂。重點在讓員工養成好的工作習慣。每天的行事作為都有依據,成本費用預算能掌握,經營目標才能更能有效達成。初期制度不要太 難太複雜,只要基本的規定、辦法、表單與流程,並輔以「會議」與「報表」這兩項最基本有效的管理工具,協助企業管住該管的就好。

激勵主管與員工積極參與制度的改革,自己訂出自己要遵守的規矩共識。讓團隊有成就感,發現自己訂的制度,真的可以幫大家把事情做的更好。之後,自然會放寬 心,安心接受更多的遊戲規則。

揠苗助長的故事,大家在小時候都學過,長大後卻都忘了。瞎搞的制度,不但勞民傷財,不小心還是造成組織嚴重內傷,影響正常發展。要讓制度像種花草一樣,讓 一些新芽先冒出來,然後慢慢的灌溉它長大。等制度長成一個小小的基礎,後面要擴大就快了。

陳其華老師最新力作 「開店創業」

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突破經營:因為有夢想而偉大
吳建宏 顧問

張老闆是我最近簽約的客戶,我之所以會「同意」幫他,乃因為他的「夢想」很讓我欽佩,雖然不容易實現,可是我很有興趣陪他玩,畢竟能夠完成一半,也夠偉大 的了!

【老闆不說,員工不懂】

我經常拜訪老闆,最喜歡聽老闆「大放厥詞」,其中包含的意義是「就怕你不說,你說了我才知道你在想什麼?」何況「創意是異想天開出來的」,瞎貓出手一百次 總有一次抓到死耗子,不是嗎?

很多老闆屬於悶騷型,講好聽則是「內斂」,不過員工可沒有時間跟他玩捉迷藏,所以流動率蠻高的,畢竟人家有自己的前途考量,既然不知道老闆「想把我帶到哪 裡去」,當然沒有安全感了!

每次跟老闆聊到員工流動率,老闆就罵這些員工真沒良心,哈哈!為何都把責任推給別人呢?其實你真有良心的話,應該說:「我可能做的不夠好吧?不然員工為何 都留不住?」

【未來如何?想都不敢想?】

老闆若把自己當成員工立場思考,就知道員工非常想要知道「這家公司的未來藍圖」,如果他不想知道,代表他根本不在乎這個工作,因此老闆不必要裝神秘,你把 自己的夢想說出來吧!也可以看出哪一個員工「真心想追隨你」 。

說起來真好玩,身為老闆的顧問,我負責的任務之一就是幫老闆「編織美夢」,有時候老闆講一,我可以幫他想到二,有時候老闆講到三,我則點醒他「能做到二就 不錯了!」顧問的角色一定要發揮「旁觀者清」的功效,這樣才能對老闆的話「瞻前顧後」,成為他的最佳參謀。

有一些老闆從來不作「夢」,問他將來有何「計畫」,他反而覺得你問的奇怪,因為「照現在這樣做,不是很好嗎?」這種公司要是能「永續」,除非八字超強!

【有志氣一點,不要當一個心虛的老闆!】

企業跟人一樣有其壽命週期,每一樣商品之所以會「從成長到衰退」,那是因為消費者的「喜新厭舊」,就這麼簡單的道理,所以要讓「生命」持續,就要「汰舊換 新」,而這個輪迴就是企業必要的「階段性的發展目標」。

孩子生下來,最難的就是「教育」,如同老闆把企業成立起來,接下來的責任就是「訂出發展目標」,讓企業活的有聲有色,活的揚眉吐氣,而不是苟延殘喘。

看到這裡,每個老闆都應該捫心自問「自己的企業有何特色」?為何值得員工一起跟你打拼?你總得給個好理由吧!如果你不講,那你把員工當白痴啊?

不是我說風涼話,還真的有許多老闆講不出來,老闆也從來沒有膽子問員工「你們覺得我這老闆好不好?」甚至不敢大聲要求員工「以廠為家」,因為他真的「很心 虛」!希望你不是這樣的老闆!

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