會如果開得太多，引發的漣漪效應可能很驚人。有人以簡單的互動式網頁視窗呈現了一項驚人事實：如果某間公司的執委會1週開會1次，推算起來，每年需要花上30萬人次/小時在背後做準備。
但現在已有望改善！雖然需要有種種文化變革，才能確實提升公司開會的生產力和效率，但只要運用幾項好工具，也能讓情況大有改變、人人邁上正軌（也可以讓你的行事曆上不用出現那些根本犯不著你參加的會）。
首先，當然該做的就是判斷究竟是否確實需要開會：(圖表請參照原文) 不需要開會嗎？那就太棒了。但如果最後還是到了決策樹狀圖最右上角，就要考慮如何準備這個即將召開的會議，而下面這份檢查清單就能幫上大忙（特別是那種「規模特大、重要性特高」的會議）：(圖表請參照原文) 一項重要問題是究竟該通知哪些人與會。雖然每場會議情況不同，但單就與會人數這一點，這裡有一項基本原則：(圖表請參照原文) 如果是電話會議，可以克制一下，不要請非直接相關的遠端人員參加會議，可以參考關於如何進行虛擬會議的建議（提示：可以用影片取代開會）。否則，就得等著面對這種後果：(圖表請參照原文) 就跟是否用影片取代開會一樣，另一項重要問題在於要先判斷希望達到的效果、再決定用什麼工具。舉例來說，一般可能會想到要用PowerPoint，但依據會議的目的，有時候不見得一定需要簡報，而是需要各方的對話：(圖表請參照原文) 然而，如果決定需要簡報，請避免使用已經用爛的視覺效果：(圖表請參照原文) 讓我們暫時別再談「不再做」什麼，而談談「該做」什麼：議程。請務必準備議程，以下提供議程範本參考：(圖表請參照原文)
當然，工具絕不只有這些，而且每場會議都有不同的目標和難處（希望也都有茶點）。然而，這些工具確實能作為架構，使開會更有效率，也能讓你別再只是出於習慣、就把所有同事都找來開會。
但如果情況相反，是某位不按照上面步驟的同事通知你要去開會，又該如何？此時可以這麼應對：(圖表請參照原文)... 【閱讀全文】 | 
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